LetoDMS es un sistema de gestión de documentos de código abierto, que incluye todas las funcionalidades necesarias para la administración de grandes cantidades de documentos. Este sistema también destaca por su interfaz que hace posible acceder a los documentos a través de internet en cualquier parte del mundo, y no solo a través de la intranet de la empresa.
Principales funcionalidades de LetoDMS:
-Almacenamiento de archivos: permite almacenar ficheros de cualquier tipo, como por ejemplo documentos o imágenes, teniendo una gran cantidad de opciones para su mantenimiento. También es posible subir archivos relacionados a otro ya subido y ubicarlo en cualquier carpeta ya creada. Además cuenta con otras opciones como caducidad del documento, palabra clave, etc.
-Control de versiones de documentos: incluye un completo y sencillo control de versión de documentos, que permite visualizar la versión actual y anterior en cualquier momento. También podremos ver otros datos de la versión como el estado, es decir, si esta revisado, rechazado, etc.
-Gestión de privilegios y permisos: permite establecer el acceso a cada directorio y subdirectorio o carpeta del sistema. Además se pueden establecer otras opciones como un no acceso, lectura o lectura-escritura. También es posible configurarlo por usuarios o grupos de usuarios creados previamente.
-Uso de palabras clave: este sistema da la opción de establecer palabras clave en los documentos, facilitando así luego la manera de encontrarlos en el buscador. El administrador podrá definir palabras clave globales.
-Otras funciones: en LetoDMS también podemos encontrar un calendario para crear eventos, además de un panel de información de documentos del usuario donde se indica que documentos tiene que revisar o aprobar, así como el estado de sus propios documentos. Otra función interesante son las notificaciones mediante correo electrónico, para usuarios o grupos, que se pueden activar para cualquier cambio en los directorios o ficheros.